Iloa Askeleisiin Oy:n kotihoidon ja sosiaalihuollon tukipalvelujen asiakasrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Iloa Askeleisiin Oy:n kotihoidon ja sosiaalihuollon tukipalvelujen asiakasrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste Laadittu 3.8.2026  (aikaisempi versio 30.9.2024)

1. Johdanto

Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Iloa Askeleisiin Oy käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja kotihoidon ja sosiaalihuollon tukipalvelujen tuottamisen yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään asiakkaalle sovittujen palvelujen toteuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi sekä rekisterinpitäjälle kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679), tietosuojalakia sekä muuta soveltuvaa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntöä.

Iloa Askeleisiin Oy käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti ja huolehtii niiden asianmukaisesta tietosuojasta ja tietoturvasta. Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista palvelujen turvallisen, laadukkaan ja asianmukaisen toteuttamisen kannalta.

2. Rekisterinpitäjän tiedot

Rekisterinpitäjä

Iloa Askeleisiin Oy

Y-tunnus: 3465105-5

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Teija Seppänen

Käyntiosoite

Aholantie 17

88400 Ristijärvi

Postiosoite

Siltapurontie 5

88400 Ristijärvi

Puhelin

040 030 5022

Sähköposti

iloa.askeleisiin@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Iloa Askeleisiin Oy:n kotihoidon ja sosiaalihuollon tukipalvelujen asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Iloa Askeleisiin Oy käsittelee henkilötietoja asiakkaalle sovittujen kotihoidon ja sosiaalihuollon tukipalvelujen suunnittelemiseksi, toteuttamiseksi, dokumentoimiseksi, seuraamiseksi ja arvioimiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään palvelutarpeen arviointia, palvelu- ja asiakassuunnitelman laatimista ja päivittämistä, palvelukäyntien kirjaamista, palvelun laadun ja asiakasturvallisuuden varmistamista, laskutusta sekä muiden palvelun toteuttamiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten.

Mikäli palvelu tuotetaan palvelusetelillä, henkilötietoja käsitellään lisäksi palvelusetelipalvelun toteuttamiseksi sekä palvelusetelijärjestelmään liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Iloa Askeleisiin Oy käsittelee henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaisesti asiakkaan ja palveluntuottajan välisen sopimuksen, rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden sekä sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevan lainsäädännön perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti:

• rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpano (6 artikla 1 b)

• rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6 artikla 1 c).

Palvelujen toteuttamisen yhteydessä voidaan käsitellä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten asiakkaan terveydentilaa tai toimintakykyä koskevia tietoja. Näitä tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä palvelun turvallisen ja asianmukaisen toteuttamisen sekä rekisterinpitäjälle kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuoja- sekä sosiaali- ja terveydenhuoltoa koskevaa lainsäädäntöä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Rekisterin tietosisältö voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

• asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

• omaisen, yhteyshenkilön tai edunvalvojan yhteystiedot

• palvelusopimusta, palvelutarpeen arviointia sekä palvelu- ja asiakassuunnitelmaa koskevat tiedot

• asiakkaan toimintakykyä, terveydentilaa ja muita palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja

• palvelukäyntien kirjaukset sekä muut palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvät asiakasasiakirjat

• asiakkaan turvallisen palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten kotikäyntiin vaikuttavat erityisolosuhteet tai muut turvallisuuteen liittyvät tiedot

• palveluseteliä koskevat tiedot (palveluseteliasiakkailla)

• laskutus- ja maksutiedot

• asiakkaan antamat suostumukset, tahdonilmaisut sekä muut palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan, edunvalvojaltaan taikka asiakkaan suostumuksella hänen omaiseltaan tai muulta yhteyshenkilöltään.

Henkilötietoja voidaan saada myös palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisilta yhteistyötahoilta, kuten hyvinvointialueelta, palvelusetelijärjestelmästä tai muulta sosiaali- ja terveydenhuollon toimijalta, silloin kun tietojen luovuttaminen perustuu lakiin tai asiakkaan antamaan suostumukseen.

Lisäksi rekisteriin tallennetaan palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvät asiakastiedot, kuten työntekijöiden tekemät palvelukirjaukset, asiakkaan tilanteesta tehdyt palvelun kannalta tarpeelliset havainnot, palvelu- ja asiakassuunnitelmien päivitykset sekä muut palvelun toteuttamisen yhteydessä laaditut asiakasasiakirjat.

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Iloa Askeleisiin Oy käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti. Henkilötietoja ei luovuteta sivullisille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei luovuttaminen perustu lakiin tai viranomaisen määräykseen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille silloin, kun luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen tiedonsaantioikeuteen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella hänen nimeämälleen omaiselle, yhteyshenkilölle, edunvalvojalle tai muulle asiakkaan valtuuttamalle taholle.

Palvelusetelipalveluissa henkilötietoja voidaan luovuttaa Kainuun hyvinvointialueelle siltä osin kuin se on palvelun toteuttamisen, laskutuksen tai muiden rekisterinpitäjälle kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tarpeellista.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne Iloa Askeleisiin Oy:n työntekijät ja muut henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus. Asiakastietojen käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti, ja henkilötietoja käsitellään salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta noudattaen.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Iloa Askeleisiin Oy huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta koko niiden käsittelyn ajan. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja niitä saavat käsitellä vain ne työntekijät tai muut henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Sähköisiä asiakastietoja käsitellään DomaCare-asiakastietojärjestelmässä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja, ja käyttöoikeudet on rajattu käyttäjän työtehtävien mukaisesti. Asiakastietojen käsittelystä jää järjestelmään lokitiedot.

Työvälineissä käytetään asianmukaisia tietoturvaratkaisuja henkilötietojen suojaamiseksi.

Paperimuodossa olevia asiakirjoja säilytetään lukituissa tiloissa siten, etteivät sivulliset pääse niihin käsiksi. Tarpeettomiksi käyneet asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Iloa Askeleisiin Oy huolehtii henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvaosaamisesta perehdytyksen, ohjeistuksen ja omavalvonnan avulla.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjää velvoittavan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat määräytyvät kulloinkin voimassa olevan sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännön sekä voimassa olevien säilytysaikoja koskevien säännösten mukaisesti

Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole lakiin perustuvaa tai muuta perusteltua tarvetta, tiedot poistetaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

11. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista. Pyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää henkilöllisyyden todentamista ennen tietojen luovuttamista tai muuttamista.

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, ellei tietosuoja-asetuksesta muuta johdu.

12. Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaiset oikeudet siltä osin kuin ne soveltuvat henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia rekisterinpitäjän arvioitavaksi tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeutta henkilötietojen poistamiseen, käsittelyn vastustamiseen tai henkilötietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen voidaan rajoittaa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjää velvoittavaan lainsäädäntöön tai kun tietojen säilyttäminen on välttämätöntä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasasiakirjoja koskevien säännösten perusteella.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

14. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa toiminnan, lainsäädännön tai viranomaisohjeiden muuttuessa. Ajantasainen versio on yrityksen verkkosivuilla.